Sie sind selbstständiger Handwerker, freiberuflicher Tierarzt oder Angestellter im Außendienst und mit Ihrem Firmenwagen auf dem Weg zu einem Kunden. Nach Ihrem Termin holen Sie den Nachwuchs von der Kita ab, halten beim Supermarkt, um den Wochenendeinkauf zu erledigen, bis es dann schließlich zurück zur eigenen Wohnung geht – Moment mal!
Darf der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Dienstwagen denn zu privaten Zwecken gefahren werden? Geleast hatten Sie ihn für die geschäftliche Nutzung über Ihre Firma, immerhin entstehen daraus nicht unerhebliche Steuervorteile. Doch was genau und wie wird hier eigentlich versteuert? Was können Sie von der Steuer absetzen? Und welche Methode der Besteuerung kommt für Sie infrage?
Das erwartet Sie hier
Allgemeines zur Versteuerung Ihres Firmenwagens
Zählt ein Dienstwagen zum Betriebsvermögen, kann der Unternehmer damit verbundene Kosten steuermindernd beim Finanzamt geltend machen. Abziehbare Betriebsausgaben sind unter anderem:
- Leasingraten
- Versicherungsbeiträge
- Reparatur- und Benzinkosten
- Abschreibungen
Durchdacht kalkuliert, lässt sich mit einem Firmenwagen also einiges an Steuern sparen. Die Voraussetzung ist, dass es sich dabei tatsächlich um einen solchen handelt.
Ab wann gilt ein Firmenwagen als Firmenwagen?
Ob Ihr Firmenwagen aus steuerlicher Sicht als Firmenwagen anerkannt wird, richtet sich nach dem Anteil der betrieblichen Nutzung:
- > 50 %: Wird das Auto zu mehr als 50 Prozent für Dienstfahrten genutzt, steht es nach Art und Funktion in einem betrieblichen Zusammenhang. Dann ist es ein firmeneigener Wagen, der zum sogenannten notwendigen Betriebsvermögen gerechnet wird. Privatfahrten sind zu versteuern.
- 10 bis 50 %: Liegt der Anteil der geschäftlichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent, fällt der Wagen unter das sogenannte gewillkürte Betriebsvermögen. In dem Fall hat der Unternehmer (mit Ausnahme des Einzelunternehmers mit Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung) Wahlfreiheit. Er kann entscheiden, ob das Fahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zugeordnet wird.
- < 10 %: Ist das Auto zu weniger als 10 Prozent dienstlich in Gebrauch, wird es der Privatsphäre des Unternehmers zugeordnet und zählt zum notwendigen Privatvermögen. Privatfahrten müssen deshalb nicht versteuert und geschäftliche Fahrten können mit der Reisekostenpauschale steuerlich geltend gemacht werden.
Festzuhalten bleibt: Ein Fahrzeug ist dann ein Firmenwagen, wenn es dem Betriebsvermögen eines Unternehmens zugeordnet wird.
Was ist der geldwerte Vorteil?
Keine Frage, Unternehmer schaffen Firmenfahrzeuge vorrangig für dienstliche Zwecke an, dienen sie doch der Ausübung ihrer Tätigkeit. Die Praxis aber zeigt, dass es meistens nicht dabei bleibt. Verwenden Sie als Selbstständiger, Freiberufler oder Angestellter das (vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassene) Auto auch für Privatfahrten, ziehen Sie privat einen Vorteil aus dieser Sachzuwendung. Das Finanzamt spricht hierbei vom geldwerten Vorteil, der laut Einkommensteuergesetz § 8 Abs. 2 zu versteuern ist.
Zwei Methoden zur Versteuerung
Ärger mit dem Finanzamt lässt sich leicht vermeiden, indem Sie korrekt versteuern. Zur Ermittlung der Steuer, die auf den privaten Nutzungsanteil des Dienstwagens entfällt, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie versteuern pauschal mittels 1-Prozent-Methode oder Sie erbringen den Nachweis des tatsächlich entstandenen Aufwands durch das Führen eines Fahrtenbuchs. Haben Sie sich für eine Methode entschieden, müssen Sie diese zunächst beibehalten, sind aber nicht dauerhaft daran gebunden. Eine Änderung der Besteuerungsart ist zum Jahreswechsel oder mit Anschaffung eines neuen Fahrzeugs unterjährig möglich.
Unser Tipp: Prüfen Sie die Versteuerungsart gemeinsam mit Ihrem Steuerberater zum Jahresende immer neu und beantragen Sie im Falle Ihrer Wechselabsicht die Anpassung rechtzeitig beim Finanzamt. So profitieren Sie jederzeit vom größtmöglichen Steuervorteil.
Die 1-Prozent-Regelung
Die 1-Prozent-Methode bestimmt den privaten Nutzungswert der Firmenwagen pauschal, die zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Laut Einkommensteuergesetz § 6 Abs. 1 ist für die Versteuerung des geldwerten Vorteils pro Kalendermonat „1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen“. Dies gilt sowohl für gekaufte als auch geleaste Fahrzeuge.
Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kommen monatlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer hinzu, bei 15 oder weniger Fahrten im Monat fallen nur 0,002 Prozent pro Entfernungskilometer an. Erst damit sind sämtliche Privatfahrten (außer Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung) abgegolten.
Noch deutlicher wird es mithilfe eines Beispiels:
Arbeitnehmer XY erhält von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen, der von Arbeitnehmer XY sowohl für den Arbeitsweg als auch für private Zwecke genutzt wird. Der Listenpreis des Fahrzeugs beträgt 35.000 Euro. Für den Weg von seiner Wohnung bis zur Arbeitsstätte legt Arbeitnehmer XY täglich 40 Kilometer zurück. Wird der Firmenwagen nach der 1-Prozent-Methode versteuert, ergibt sich folgender geldwerter Vorteil:
1 Prozent des Fahrzeug-Bruttolistenpreises:
35.000 Euro x 0,01 = 350 Euro
0,03 Prozent des Fahrzeug-Bruttolistenpreises für den Arbeitsweg von Arbeitnehmer XY:
35.000 Euro x 0,0003 x 40 km = 420 Euro
Insgesamt ergibt sich somit ein geldwerter Vorteil von 770 Euro (350 Euro + 420 Euro), den Arbeitnehmer XY für die Nutzung des vom Arbeitgeber bereitgestellten Dienstwagen zusätzlich zu seinem Gehalt versteuern muss.
Für wen eignet sich die 1-Prozent-Regelung?
Die Nutzung der 1-Prozent-Regelung ist zulässig und sinnvoll, wenn Sie den Dienstwagen zwar ausgiebig, aber weniger als 50 Prozent privat fahren. Da das Verfahren auf dem Bruttolistenpreis der Pkw-Erstzulassung basiert, eignet es sich außerdem bei weniger hochpreisigen Neuwagen.
Vor- und Nachteile
Positiv und steuerlich ausgleichend wirkt sich aus, dass Sie für den Arbeitsweg die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Entfernungskilometer ansetzen dürfen. Beträgt die Anzahl der Arbeitstage im Jahr 220 Tage, ergibt sich für einen täglichen Arbeitsweg von 40 Kilometern (wie im obigen Beispiel) folgender Betrag, der von der Steuer abgesetzt werden kann:
220 Arbeitstage x 40 Entfernungskilometer x 0,3 Euro = 2640 Euro
Der pauschale Ansatz macht die 1-Prozent-Regelung außerdem zu einer sehr bequemen Methode. Sind Sie mit dem Dienstwagen oft privat unterwegs, sparen Sie – ohne die ansonsten obligatorische Erfassung der Fahrten – Zeit und Aufwand. Doch gerade wegen der pauschalen Versteuerung treten mit großer Wahrscheinlichkeit Ungerechtigkeiten auf, denn sie entspricht zumeist nicht Ihrem tatsächlichen Fahrverhalten. Das kann für Sie günstiger, unter Umständen aber auch deutlich teurer werden.
Ein Nachteil liegt darin, dass immer vom Neu-Listenpreis ausgegangen wird – unabhängig davon, ob es sich um einen Neu- oder Gebrauchtwagen handelt. Und haben Sie das Fahrzeug erst zur Monatsmitte in Betrieb genommen, müssen Sie dennoch für den kompletten Monat zahlen.
Unser Tipp: Können Sie Ihren Firmenwagen aufgrund von Krankheit, Urlaub, Fahrverbot oder vergleich- und nachweisbaren Gründen nicht nutzen, entfällt der geldwerte Vorteil für jeden vollen Monat des Nutzungsausfalls. Wichtig dabei ist, dass der Wagen währenddessen nicht von anderen Personen gefahren wird.
Neuer Steuersatz von 0,5 Prozent für E-Fahrzeuge ab 2019
Seit dem 1. Januar 2019 genießen gewerbliche Leasingnehmer von E-Fahrzeugen steuerliche Vorteile. Mit dem Ziel, den Anteil an E-Mobilen in Deutschland zu steigern, gewährt der Staat eine 1-Prozent-Versteuerung auf lediglich die Hälfte des Listenpreises. Diese 0,5-Prozent-Regelung gilt allerdings nur für reine Elektroautos sowie von außen aufladbare Plug-in-Hybride, die bis zum 31. Dezember 2021 angeschafft wurden. Auch die Arbeitswegpauschale für Entfernungskilometer von 0,03 Prozent wurde in diesem Zuge auf 0,015 Prozent halbiert.
Wichtig: Damit auch Besitzer von extern aufladbaren Plug-in-Hybridfahrzeugen vom steuerlichen Vorteil profitieren können, müssen die Hybride die Bedingungen des § 3 Absatz 2 Nummer 1 oder 2 des Elektromobilitätsgesetzes erfüllen. Dieser besagt, dass das Fahrzeug eine Kohlendioxidemission von maximal 50 Gramm pro gefahrenen Kilometer verursachen darf oder mindestens 40 Kilometer rein elektrisch zurücklegen kann.
Das Fahrtenbuch
Das Führen eines Fahrtenbuches ist die präzise Alternative zur 1-Prozent-Pauschale. Hierbei müssen Sie während des gesamten Jahres alle Dienstfahrten schriftlich nachweisen und diese von den tatsächlich privaten Aufwendungen trennen. Der so gefilterte private Nutzungsanteil ist dann als geldwerter Vorteil anzusetzen. Dokumentiert werden: Dienst- und Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.
Für wen eignet sich das Fahrtenbuch?
Das Fahrtenbuch ist eine sinnvolle Variante, wenn Sie den Dienstwagen in nur geringem Ausmaß privat nutzen und der Anteil der Geschäftsfahrten deutlich überwiegt. Gleiches gilt für kurze Arbeitswege, für einen hohen Bruttolistenneupreis des Wagens sowie für alte und gebrauchte Modelle.
Vor- und Nachteile
Korrekte Eintragungen in das Fahrtenbuch entsprechen Ihrem persönlichen Nutzungs- und Fahrverhalten exakt und können bei hohem Betriebsnutzungsanteil eine erhebliche, mitunter vierstellige Steuerersparnis bedeuten. Das akribische Dokumentieren aller Fahrten ist jedoch mit großem Aufwand, Disziplin und Sorgfalt verbunden. Jede noch so kurze Autofahrt müssen Sie zeitnah, detailliert und lückenlos in schriftlicher Form festhalten.
Pflichtangaben für das Finanzamt
Das Finanzamt erfordert gesetzlich vorgeschriebene Mindestangaben und kontrolliert diese streng. Bei privaten Fahrten und Arbeitswegen genügt es, die gefahrenen Kilometer zu vermerken. Zum Start und am Ziel einer Dienstfahrt notieren Sie:
- Datum der Fahrt
- Fahrtziel: Ort und Name des aufgesuchten Geschäftskontakts
- Start- und Endpunkt der Strecke
- Route gefahrener Umwege
- Anlass der Dienstfahrt
- Kilometerstand
Das Fahrtenbuch muss mängelfrei ausgefüllt – wortwörtlich – in Form eines Buches beim Finanzamt vorgelegt werden. Lose Zettel sind unzulässig, da sie manipuliert werden könnten. Alle gesammelten Daten lassen sich jedoch auch mithilfe einer vom Finanzamt akzeptierten Software, wie zum Beispiel dem WISO-Fahrtenbuch, dokumentieren. Rechnungen und Quittungen benötigen Sie als Kostenbelege in jedem Fall.
Das Fahrtenbuch muss vollständig sein, damit es vom Finanzamt anerkannt wird
Unser Tipp: Spürbar zeitsparender im Vergleich zum manuell geführten Fahrtenbuch ist die digitale Lösung des elektronischen Fahrtenbuchs.
Wie funktionieren elektronische Fahrtenbücher?
Elektronische Fahrtenbücher zeichnen über einen OBDII-Adapter oder eine GPS-Antenne alle abzurechnenden Fahrten per GPS automatisch auf. Die Aufzeichnung umfasst beispielsweise Daten wie Uhrzeit, Adresse und zurückgelegte Distanz. Für Sie bedeutet das weniger Arbeit, denn Sie kennzeichnen die Fahrten am PC oder per App anschließend lediglich als betrieblich bzw. privat.
Hinweis: Auch elektronische Fahrtenbücher werden durch die Finanzbehörden streng geprüft und nur dann anerkannt, wenn eine Manipulation durch nachträgliche Änderungen ausgeschlossen ist. Lehnt das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch aufgrund solcher oder anderer Mängel ab, werden Privatfahrten alternativ über die 1-Prozent-Regelung versteuert.
1-Prozent-Regelung vs. Fahrtenbuch – der Einzelfall entscheidet
Wer den Firmenwagen privat fährt, bezieht daraus einen geldwerten Vorteil. Dieser muss individuell ermittelt und wie ein zusätzliches Gehalt versteuert werden – über die bequeme, weil pauschale 1-Prozent-Regelung, die die Steuerlast beträchtlich verringern oder erhöhen kann. Oder über die Nutzung eines akribisch geführten Fahrtenbuchs, das sämtliche Kosten realistisch und präzise abbildet.
Welche Besteuerungsart für Sie günstiger ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel von der Anzahl gefahrener Kilometer, der Art des Fahrzeugs oder Ihrem persönlichen Fahrprofil. Entscheidend ist dabei vor allem der Anteil der privaten Mitbenutzung des Dienstwagens. Als Orientierungshilfe gilt: Je höher der private Anteil, desto günstiger die 1-Prozent-Regelung, und je seltener die Privatnutzung, umso lohnender das Fahrtenbuch. Mit dem Online-Rechner von TravelControl finden Sie heraus, welche Methode in Ihrem Fall den größten Steuervorteil bietet.
